Surat menjadi salah satu hal utama ketika membuat acara. Tentu saja fungsi surat untuk mengundang tamu dan memberitahukan rangkaian acara.
Penggunaan surat untuk berbagai acara formal maupun non formal juga dapat dikirimkan secara elektronik. Agar mempersingkat pekerjaan dapat ikuti cara membuat Mail Merge.
Biasanya pembuatan surat undangan cukup merepotkan, ditambah lagi harus mengetikkan nama dan alamat penerima undangan secara manual.
Kini tidak perlu memusingkan hal ini lagi karena menggunakan Mail Merge dari Microsoft Office akan mempermudah segalanya. Sayangnya tidak semua orang mengetahui cara ini karena dianggap rumit.
Apa Itu Mail Merge?
Tentunya bagi orang awam kurang familiar dengan program tersebut. Faktanya Mail Merge merupakan alat yang bermanfaat dan memungkinkan pengguna untuk membuat perlengkapan surat. Misalnya, label surat, tag nama, amplop dan beraga informasi lain.
Seluruh informasi dalam Mail Merge bisa diperoleh dari database, daftar maupun spreadsheet. Ketikan akan membuat Merge Mail diperlukan dokumen Word beserta daftar penerima. Biasanya juga data didapat dari workbook Excel.
Asalkan mengetahui langkah pembuatan saja, cukup switch nama penerima lalu mencetaknya. Memang tidak semua orang mengetahui cara praktis ini.
Terutama menggunakan database dari Excel. Agar tidak salah langkah coba terapkan dengan dua cara seperti penjelasan berikut ini.
Cara Membuat Mail Merge
1. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Word
Proses membuat Mail Merge via Microsoft Word lebih mengutamakan dokumen langsung. Contohnya ketika hendak mengirim undangan resepsi pernikahan kepada beberapa orang kerabat.
Ikuti langkah-langkah praktis berikut ini.
- Pilih menu ‘Maillings’, selanjutnya mengklik opsi ‘Start Mail Merge’ terletak dalam grup Start Mail Merge.
- Pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
- Selanjutnya pilih ‘Use the current document’ agar dapat memindahkan data dari dokumen yang dibuka sebelumya, setelah itu klik opsi ‘Next’.
- Langkah selanjutnya dapat memilih menu ‘Type a new list’ untuk membuat list baru dan pilih menu ‘Create’.
- Pada layar laptop akan terlihat atau muncul sebuah kotak dialog baru.
- Dalam kotak dialog baru tersebut dapat mengisi data seperti nama dan alamat surat.
- Pengaturan secara default di nama kolom telah terbentuk atau bawaan program. Tetapi perlu dilakukan penyesuaian dengan membuat kolom baru.
- Cara membuat kolom diawali dengna mengklik opsi ‘Costumize Columns’ dan hapus seluruh fields names yang terdapat pada kolom tersebut.
- Setelah semua field names terhapus baru bisa membuat yang baru lagi. Sesuaikan nama dengan bagian Add. Selanjutnya klik OK dan pilih opsi OK lagi.
- Perhatikan apakah sudah terbentuk kolom baru, hanya ada 2 kolom saja. Pada kolom inilah wajib mengisi data sesuai dengan data yang ingin dilampirkan pada surat. Data yang wajib ada seperti nama dan alamat calon penerima. Setelah selesai mengisi data langsung klik opsi ‘OK’.
- Jangan lupa pastikan data tersebut sudat tercentang check list.
- Selanjutnya klik opsi ‘OK’ untuk diarahkan ke ruang penyimpanan file. File ini dapat disimpan dimana saja, tetapi disarankan penyimpanan terbaik hanya di Data:D. Selain itu, sesuaikan juga nama file dengan nama yang biasa digunakan.
- Kemudian pilih menu ‘Use Existing List’ supaya bisa memasukkan semua nama dan alamat penerima dari data ini.
- Lalu memilih data yang sudah disimpan sebelumnya.
- Letakkan kursor pada bagian bawah yakni Kepada Yth. Dan pilih menu Maillings, kemudian ‘grup Write & Insert’. Klik opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih nama penerima yang dituju.
- Dilanjutkan dengan meletakkan kursor pada bagian bawah dan pada menu ‘Maillings’, pilih ‘grup Write & Insert’. Klik juga opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih alamat.
- Setelah itu, bisa langsung melihat hasilnya dengan mengklik pilihan ‘Priview Result’. Dari sana akan melihat hasil undangan satu per satu, apakah sesuai atau masih ada kesalahan.
- Akhirnya selesai, tiba saatnya mengklik opsi ‘Edit Individual Documents’.
- Kemudian klik opsi ‘All’ supaya bisa melihat beberapa undangan yang nama dan alamat penerimanya berbeda.
- Selanjutnya undangan siap untuk diprint dan dikirimkan ke alamat yang tertera pada masing-masing surat atau undangan.
2. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Excel
Selanjutnya cara membuat Mail Merge menggunakan dokumen tidak langsung yakni dokumen Excel. Cara yang satu ini tergolong praktis dan bisa dibuat dalam waktu singkat.
Supaya tidak penasaran langsung saja ikuti langkah berikut ini.
- Pertama bukalah Microsoft Excel dan membuat daftar nama serta alamat lengkap dari penerima surat. Ingat daftar ini disimpan dalam dokumen yang sama dengan penyimpanan surat undangan.
- Ubahlah nama yang ada di Name Box menjadi ‘Undangan’.
- Klik menu ‘Select Recipient’, kemudian mengklik ‘Use Existing List’.
- Selanjutnya memilih daftar penerima undangan, gunakan dokumen yang sudah disimpan sebelumnya.
- Pilih dokumen yang dinamai ‘Undangan’ dan telah disimpan pada langkah sebelumnya.
- Lalu meletakkan kursor pada bawah Kepada Yth. dan pada menu ‘Maillings’. Kemudian klik kolom ‘Write & Insert’, lalu pilih ‘Insert Merge Field’ dan klik nama penerima.
- Selanjutnya masih meletakkan kursor pada bagian bawah Di, dan pilih menu ‘Maillings’. Setelah itu klik kolom ‘Write & Insert’, dilanjutkan dengan mengklik opsi ‘Insert Merge Field’ dan pilih tempat.
- Selesai dan hasil dapat dilihat satu per satu dengan mengklik ‘Privew Result’
Mail Merge akan mempermudah kinerja dalam pembuatan surat, undangan, maupun label.
Hasilnya sangat profesional dan tidak perlu lagi pergi ke percetakan demi membuatnya. Hemat biaya dan hemat uang, semoga artikel ini bermanfaat.
Rekomendasi:
- Cara Menggunakan Teamviewer Dapat dikatakan bahwa perkembangan teknologi dan komunikasi yang semakin pesat seperti saat ini, memiliki banyak efek pada berbagai kegiatan, salah satunya adalah koneksi atau hubungan antar perangkat. Jika dulu penggunaan…
- Printer Bluetooth Printer merupakan salah satu bagian dari sebuah perangkat komputer yang memiliki fungsi untuk mencetak suatu file dari dalam komputer. Perkembangan teknologi yang terjadi seperti saat ini, tentunya juga memberikan pengaruh…
- Cara Membuat Channel Youtube Saat ini Youtube menjadi salah satu platform yang memberi keuntungan besar bagi content creator. Tidak heran banyak yang mencoba peruntungannya di platform ini. Bagi Anda yang mau mencobanya, cara membuat…
- USB OTG Kabel USB OTG atau On The Go adalah jenis alat yang digunakan untuk melakukan transfer data yang dilakukan dari flashdisk secara langsung ke bagian smartphone. Untuk OTG ini bisa memindahkan…
- Cara Membuat Paspor Bila Anda akan berpergian ke luar negeri tentunya Anda memerlukan dokumen tertentu untuk melewati petugas imigrasi di bandara. Dokumen tersebut adalah paspor. Paspor berisi identitas dari pemiliknya yang meliputi nama,…
- Cara Membuat Kartu Nama Pastinya Anda sudah asing lagi dengan yang namanya kartu nama. Ataupun Anda juga pernah mendapatkan sebuah kartu nama dari suatu instansi atau seseorang secara personal. Kartu nama ini merupakan sebuah…
- Forex Trading Autopilot Untuk menjadi trader yang sukses, Anda memerlukan waktu, pengalaman, dan pengetahuan. Tapi, dengan kemajuan teknologi, banyak trader menggunakan forex trading autopilot / software autopilot forex trading untuk membantu mereka dalam…
- Cara Baca Berita Forex Hello Sobat Trader! Apakah kamu seorang trader forex yang sering bingung dengan berita-berita forex? Jangan khawatir, dalam artikel ini, kita akan membahas cara baca berita forex dengan mudah dan efektif.…
- Cara Aktivasi Office 2016 Microsoft Office adalah salah satu produk yang paling sering digunakan di Microsoft, dan sekarang menjadi landasan operasi hampir semua orang di komputer pribadi. Produk ini dapat diakses dengan nama Microsoft…
- Cara Recovery Windows 10 Dapat dikatakan bahwa Windows merupakan sistem operasi yang banyak digunakan untuk saat ini. Salah satu versi yang sangat digemari adalah Windows 10. Akan tetapi, sistem operasi tersebut terkadang memiliki masalah…
- Cara Download Film di Laptop Bagi Anda para penggemar film, Anda tidak harus datang ke bioskop dan membayar tiket nonton hanya untuk menonton film dengan durasi beberapa jam saja. Namun Anda masih bisa mengikuti cara…
- Download Lagu Mendengarkan musik memang menjadi sebuah kegiatan yang menyenangkan. Kegiatan yang melibatkan download lagu atau instrumen yang dapat dilakukan dimanapun, kapanpun, dan dengan siapapun. Musik memang telah diketahui menjadi sarana untuk…
- Cara Melihat Product Key Windows 10 Terkadang Anda membutuhkan product key pada Windows 10 yang Anda gunakan untuk berbagai macam kepentingan. Akan tetapi, product ini tidak dapat diakses begitu saja karena merupakan salah satu identitas dari…
- Net Framework 3.5 Windows 10 Net framework menjadi komponen krusial dalam menjalankan aplikasi pada Windows. Cara instal Net Framework 3.5 Windows 10 yang dilakukan secara offline ini bisa dilakukan dengan cara yang sangat mudah dan…
- Samsung Wireless Charger Seperti yang telah diketahui, bahwa Samsung merupakan salah satu produsen smartphone terbaik untuk saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya, tentunya Samsung selalu melakukan pengembangan pada semua produknya. Salah satu…
- Nonton Drama Korea Drama Korea memang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat Indonesia. Tidak sedikit pula masyarakat Indonesia menggemari drama dari negeri ginseng ini. Hal ini dikarenakan alur cerita yang dimiliki drama korea…
- Cara Mematikan Laptop Dalam era teknologi seperti saat ini, laptop merupakan salah satu perangkat keras yang sangat dibutuhkan. Dengan adanya laptop ini, Anda dapat merasakan penggunaan PC atau komputer dengan bentuk yang lebih…
- Webcam Logitech Webcam merupakan sebuah perangkat berupa sejenis kamera digital yang dapat dihubungkan dengan laptop ataupun PC. Perangkat satu ini, memiliki kegunaan utama untuk mengirimkan gambar ke seluruh dunia secara live. Dari…
- Cara Mengetahui Password Wifi Saat ini koneksi internet sudah menjadi bagian terpenting untuk membantu menjalankan aktivitas sehari – hari. Tidak hanya untuk memenuhi pekerjaan bagi yang sudah membutuhkan jaringan internet, tapi bisa juga hanya…
- Situs Download Drama Korea Situs yang sedang banyak diburu oleh masyarakat yaitu situs download drama korea untuk menonton drama korea secara gratis. Hal ini dikarenakan semakin banyaknya pecinta drakor maka akan semakin banyak pula…
- Cara Mengedit File Pdf PDF atau merupakan singkatan dari Portable Document Format saat ini sering kita gunakan sebagai pilihan jenis file untuk dokumen apapun. Apa Anda sedang mencari cara mengedit file pdf yang merupakan…
- Cara Hack Facebook Banyak orang mencari cara hack Facebook saat ini. Apakah anda salah satunya? Sama seperti media sosial lainnya, Facebook juga menyimpan banyak data, terutama data pribadi. Hal tersebut mengundang orang lain…
- Cara Format Flashdisk Dari sekian banyaknya kasus, mengharuskan pemilik flashdisk harus melakukan format. Sementara cara format flashdisk bisa dilakukan sangat mudah, asalkan Anda mengetahui bagaimana melakukannya. Di dalam kasus tertentu, terkadang flashdisk diformat…
- Aplikasi Edit Audio Mungkin terkadang Anda merasa bingung mengapa para penyanyi mampu menghadirkan suara yang bagus di setiap lagunya. Selain memang memiliki suara yang bagus, hal ini terjadi karena mereka sudah mengeditnya terlebih…
- Emulator Android Terbaik Emulator merupakan sebuah program yang membuat pengguna komputer dapat menggunakan sistem dengan operasi yang lain. Sehingga emulator android terbaik disebut sebagai program yang bisa digunakan pada sistem operasi Android yang…
- Cara Mengganti Email Facebook Email yang pertama kali digunakan untuk mendaftarkan facebook wajib aktif untuk berbagai keperluan penting lainnya. Apabila email telah mati atau Anda lupa passwordnya, sebaiknya segera membuat email baru dan segera…
- Cara Menggabungkan PDF Selain mengirimkan data menggunakan form word, anda juga bisa membagikan dokumen ke banyak orang menggunakan format PDF. Keunggulan utama PDF adalah perlu melakukan beberapa tahan lagi untuk melakukan perubahan. Saat…
- Cara Menghapus Akun Twitter Sosial media kini menjadi kebutuhan masyarakat sehari-hari, contohnya Facebook, Twitter, Instagram, dan Whatsapp. Pasalnya, interaksi dan publikasi secara langsung dapat digantikan dengan memanfaatkan sosial media. Twitter tergolong sangat populer, bahkan…
- Shareit untuk Laptop Shareit ternyata tidak hanya digunakan untuk smartphone saja, karena untuk laptop juga bisa menggunakan shareit untuk berbagai data maupun file. Shareit untuk laptop memang sangat dibutuhkan. Terlebih lagi aplikasi ini…
- Cara Print Label Undangan Undangan merupakan hal paling utama untuk memberitahukan orang lain dan menggundang mereka. Biasanya tamu undangan seperti acara pernikahan berjumlah banyak yakni ratusan hingga ribuan. Tentu saja memakan banyak waktu untuk…