Surat menjadi salah satu hal utama ketika membuat acara. Tentu saja fungsi surat untuk mengundang tamu dan memberitahukan rangkaian acara.
Penggunaan surat untuk berbagai acara formal maupun non formal juga dapat dikirimkan secara elektronik. Agar mempersingkat pekerjaan dapat ikuti cara membuat Mail Merge.
Biasanya pembuatan surat undangan cukup merepotkan, ditambah lagi harus mengetikkan nama dan alamat penerima undangan secara manual.
Kini tidak perlu memusingkan hal ini lagi karena menggunakan Mail Merge dari Microsoft Office akan mempermudah segalanya. Sayangnya tidak semua orang mengetahui cara ini karena dianggap rumit.
Apa Itu Mail Merge?
Tentunya bagi orang awam kurang familiar dengan program tersebut. Faktanya Mail Merge merupakan alat yang bermanfaat dan memungkinkan pengguna untuk membuat perlengkapan surat. Misalnya, label surat, tag nama, amplop dan beraga informasi lain.
Seluruh informasi dalam Mail Merge bisa diperoleh dari database, daftar maupun spreadsheet. Ketikan akan membuat Merge Mail diperlukan dokumen Word beserta daftar penerima. Biasanya juga data didapat dari workbook Excel.
Asalkan mengetahui langkah pembuatan saja, cukup switch nama penerima lalu mencetaknya. Memang tidak semua orang mengetahui cara praktis ini.
Terutama menggunakan database dari Excel. Agar tidak salah langkah coba terapkan dengan dua cara seperti penjelasan berikut ini.
Cara Membuat Mail Merge
1. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Word
Proses membuat Mail Merge via Microsoft Word lebih mengutamakan dokumen langsung. Contohnya ketika hendak mengirim undangan resepsi pernikahan kepada beberapa orang kerabat.
Ikuti langkah-langkah praktis berikut ini.
- Pilih menu ‘Maillings’, selanjutnya mengklik opsi ‘Start Mail Merge’ terletak dalam grup Start Mail Merge.
- Pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
- Selanjutnya pilih ‘Use the current document’ agar dapat memindahkan data dari dokumen yang dibuka sebelumya, setelah itu klik opsi ‘Next’.
- Langkah selanjutnya dapat memilih menu ‘Type a new list’ untuk membuat list baru dan pilih menu ‘Create’.
- Pada layar laptop akan terlihat atau muncul sebuah kotak dialog baru.
- Dalam kotak dialog baru tersebut dapat mengisi data seperti nama dan alamat surat.
- Pengaturan secara default di nama kolom telah terbentuk atau bawaan program. Tetapi perlu dilakukan penyesuaian dengan membuat kolom baru.
- Cara membuat kolom diawali dengna mengklik opsi ‘Costumize Columns’ dan hapus seluruh fields names yang terdapat pada kolom tersebut.
- Setelah semua field names terhapus baru bisa membuat yang baru lagi. Sesuaikan nama dengan bagian Add. Selanjutnya klik OK dan pilih opsi OK lagi.
- Perhatikan apakah sudah terbentuk kolom baru, hanya ada 2 kolom saja. Pada kolom inilah wajib mengisi data sesuai dengan data yang ingin dilampirkan pada surat. Data yang wajib ada seperti nama dan alamat calon penerima. Setelah selesai mengisi data langsung klik opsi ‘OK’.
- Jangan lupa pastikan data tersebut sudat tercentang check list.
- Selanjutnya klik opsi ‘OK’ untuk diarahkan ke ruang penyimpanan file. File ini dapat disimpan dimana saja, tetapi disarankan penyimpanan terbaik hanya di Data:D. Selain itu, sesuaikan juga nama file dengan nama yang biasa digunakan.
- Kemudian pilih menu ‘Use Existing List’ supaya bisa memasukkan semua nama dan alamat penerima dari data ini.
- Lalu memilih data yang sudah disimpan sebelumnya.
- Letakkan kursor pada bagian bawah yakni Kepada Yth. Dan pilih menu Maillings, kemudian ‘grup Write & Insert’. Klik opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih nama penerima yang dituju.
- Dilanjutkan dengan meletakkan kursor pada bagian bawah dan pada menu ‘Maillings’, pilih ‘grup Write & Insert’. Klik juga opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih alamat.
- Setelah itu, bisa langsung melihat hasilnya dengan mengklik pilihan ‘Priview Result’. Dari sana akan melihat hasil undangan satu per satu, apakah sesuai atau masih ada kesalahan.
- Akhirnya selesai, tiba saatnya mengklik opsi ‘Edit Individual Documents’.
- Kemudian klik opsi ‘All’ supaya bisa melihat beberapa undangan yang nama dan alamat penerimanya berbeda.
- Selanjutnya undangan siap untuk diprint dan dikirimkan ke alamat yang tertera pada masing-masing surat atau undangan.
2. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Excel
Selanjutnya cara membuat Mail Merge menggunakan dokumen tidak langsung yakni dokumen Excel. Cara yang satu ini tergolong praktis dan bisa dibuat dalam waktu singkat.
Supaya tidak penasaran langsung saja ikuti langkah berikut ini.
- Pertama bukalah Microsoft Excel dan membuat daftar nama serta alamat lengkap dari penerima surat. Ingat daftar ini disimpan dalam dokumen yang sama dengan penyimpanan surat undangan.
- Ubahlah nama yang ada di Name Box menjadi ‘Undangan’.
- Klik menu ‘Select Recipient’, kemudian mengklik ‘Use Existing List’.
- Selanjutnya memilih daftar penerima undangan, gunakan dokumen yang sudah disimpan sebelumnya.
- Pilih dokumen yang dinamai ‘Undangan’ dan telah disimpan pada langkah sebelumnya.
- Lalu meletakkan kursor pada bawah Kepada Yth. dan pada menu ‘Maillings’. Kemudian klik kolom ‘Write & Insert’, lalu pilih ‘Insert Merge Field’ dan klik nama penerima.
- Selanjutnya masih meletakkan kursor pada bagian bawah Di, dan pilih menu ‘Maillings’. Setelah itu klik kolom ‘Write & Insert’, dilanjutkan dengan mengklik opsi ‘Insert Merge Field’ dan pilih tempat.
- Selesai dan hasil dapat dilihat satu per satu dengan mengklik ‘Privew Result’
Mail Merge akan mempermudah kinerja dalam pembuatan surat, undangan, maupun label.
Hasilnya sangat profesional dan tidak perlu lagi pergi ke percetakan demi membuatnya. Hemat biaya dan hemat uang, semoga artikel ini bermanfaat.
Rekomendasi:
- Forex Trading Autopilot Untuk menjadi trader yang sukses, Anda memerlukan waktu, pengalaman, dan pengetahuan. Tapi, dengan kemajuan teknologi, banyak trader menggunakan forex trading autopilot / software autopilot forex trading untuk membantu mereka dalam…
- Cara Mendownload Film dari Internet Film merupakan salah satu hiburan yang paling diminati di masa sekarang, terutama dengan berkembangnya teknologi digital yang membuat semua orang dapat menikmati hiburan ini kapan saja dan dimana saja. Nah,…
- Aplikasi Pembuat Poster dan Brosur Dapat dikatakan bahwa poster dan brosur merupakan media yang efektif untuk melakukan promosi. Baik itu untuk mempromosikan bisnis berupa toko kerajinan, bengkel, toko online, dan lain sebagainya. Selain mampu menarik…
- Aplikasi Desain Belakangan ini, dunia desain semakin diminati oleh banyak orang. Dari anak muda hingga orang dewasa, merasa senang untuk menekuni hobi yang satu ini. Tentunya hal ini yang membuat banyak bermunculan…
- Download Film Sub Indo Selain sudah menjadi hobi, menonton film juga sudah menjadi hal yang tidak bisa dipisahkan dengan kehidupan saat ini. Karena banyak orang yang lebih memilih film untuk menjadi media hiburan. Tidak…
- Net Framework 3.5 Windows 10 Net framework menjadi komponen krusial dalam menjalankan aplikasi pada Windows. Cara instal Net Framework 3.5 Windows 10 yang dilakukan secara offline ini bisa dilakukan dengan cara yang sangat mudah dan…
- Cara Membuat Paspor Bila Anda akan berpergian ke luar negeri tentunya Anda memerlukan dokumen tertentu untuk melewati petugas imigrasi di bandara. Dokumen tersebut adalah paspor. Paspor berisi identitas dari pemiliknya yang meliputi nama,…
- Nonton Film Streaming Nonton film streaming merupakan alternatif terbaik bagi Anda yang ingin menonton film, namun memiliki waktu ataupun biaya yang sangat terbatas. Dengan melakukan streaming film secara online, maka semua film yang…
- Download Lagu Mendengarkan musik memang menjadi sebuah kegiatan yang menyenangkan. Kegiatan yang melibatkan download lagu atau instrumen yang dapat dilakukan dimanapun, kapanpun, dan dengan siapapun. Musik memang telah diketahui menjadi sarana untuk…
- Cara Aktivasi Office 2016 Microsoft Office adalah salah satu produk yang paling sering digunakan di Microsoft, dan sekarang menjadi landasan operasi hampir semua orang di komputer pribadi. Produk ini dapat diakses dengan nama Microsoft…
- Scribd Downloader Mungkin bagi para pelajar sudah tidak merasa asing lagi dengan situs Scribd. Dapat dikatakan bahwa situs ini sangat membantu dalam berbagai hal terutama dalam hal perkantoran dan juga pendidikan. Scribd…
- Nonton Film Online Weekend memang merupakan saat terbaik untuk bersantai dan menghilangkan penat. Salah satu kegiatan yang sering dipilih untuk melepaskan stress setelah weekdays yang penuh dengan pekerjaan adalah dengan menonton film, baik…
- Cara Membuat Undangan Pernikahan Pernikahan adalah impian tiap orang dewasa karena membuka lembaran baru mahligai rumah tangga. Tetapi untuk mengikat janji suci bukanlah gampang, ada berbagai hal yang harus dipersiapkan. Salah satunya adalah undangan…
- Cara Menghilangkan Iklan di Hp Adanya iklan yang muncul saat browsing menandakan hpmu sedang terserah malware. Hal yang seperti ini tentu sangat mengganggu ketika berselancar di internet. Cara terbaik untuk menghilangkan iklan tersebut adalah mengetahui…
- Cara Format Flashdisk Dari sekian banyaknya kasus, mengharuskan pemilik flashdisk harus melakukan format. Sementara cara format flashdisk bisa dilakukan sangat mudah, asalkan Anda mengetahui bagaimana melakukannya. Di dalam kasus tertentu, terkadang flashdisk diformat…
- Windows Movie Maker Windows Movie Maker merupakan sebuah perangkat lunak yang berasal dari bagian Windows Essentials 2012. Sesuai dengan namanya, fungsi utama dari aplikasi ini adalah untuk melakukan pengolahan secara digital terhadap cuplikan…
- Cara Download Film di Laptop Bagi Anda para penggemar film, Anda tidak harus datang ke bioskop dan membayar tiket nonton hanya untuk menonton film dengan durasi beberapa jam saja. Namun Anda masih bisa mengikuti cara…
- Cara Menyembunyikan Aplikasi di Android Pada era modern seperti saat ini, smartphone merupakan sebuah perangkat yang dibutuhkan oleh hampir setiap orang. Salah satu jenis smartphone yang kini banyak digunakan Android. Dengan samrtphone Android tersebut, Anda…
- Webcam Logitech Webcam merupakan sebuah perangkat berupa sejenis kamera digital yang dapat dihubungkan dengan laptop ataupun PC. Perangkat satu ini, memiliki kegunaan utama untuk mengirimkan gambar ke seluruh dunia secara live. Dari…
- Samsung Wireless Charger Seperti yang telah diketahui, bahwa Samsung merupakan salah satu produsen smartphone terbaik untuk saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya, tentunya Samsung selalu melakukan pengembangan pada semua produknya. Salah satu…
- Cara Menggabungkan PDF Selain mengirimkan data menggunakan form word, anda juga bisa membagikan dokumen ke banyak orang menggunakan format PDF. Keunggulan utama PDF adalah perlu melakukan beberapa tahan lagi untuk melakukan perubahan. Saat…
- Download Aplikasi Ubah Nada Dering WA Terbaru Bagaimana jika handphone kamu bisa membuat notifikasi nada dering yang secara otomatis dapat menyebutkan siapa nama pengirim pada pesan WhatsApp yang masuk? Tentunya akan berbeda dan jauh lebih unik dan…
- Flashdisk OTG Saat ini Anda akan menemukan fasilitas berupa USB OTG, yang mana melalui inilah Anda bisa melakukan berbagai transfer data secara langsung dari flashdisk tanpa menggunakan komputer. Semenjak kehadiran flashdisk OTG…
- Cara Melihat Product Key Windows 10 Terkadang Anda membutuhkan product key pada Windows 10 yang Anda gunakan untuk berbagai macam kepentingan. Akan tetapi, product ini tidak dapat diakses begitu saja karena merupakan salah satu identitas dari…
- Cara Menghilangkan Virus Shortcut Virus merupakan salah satu hal yang sangat tidak disukai oleh para pengguna PC atau laptop. Bagi para pengguna PC atau laptop, virus ini adalah hal yang wajib untuk dibasmi. Padahal,…
- Cara Cek Typo di Word Apakah Anda sering menulis dokumen atau artikel? Jangan biarkan kesalahan pengejaan menghambat kemampuan Anda untuk menulis dokumen profesional yang berkualitas tinggi. Microsoft Word menawarkan berbagai fitur bantuan pengejaan dan tata…
- Cara Menghapus Akun Fb Ada dua cara saat pengguna Fb atau Facebook sudah bosan atau merasa banyak sisi negatif ketika bermain fb, yaitu menghapus akun fb atau menonaktifkan akun fb tersebut. Cara menghapus akun…
- Cara Ganti Password Gmail Gmail atau Google Mail merupakan salah satu layanan surat elektronik yang banyak dipakai oleh banyak orang. Sebagai layanan e-mail, maka untuk masuk pengguna membutuhkan password agar bisa diakses secara penuh…
- LCD iPhone 5 Seperti yang telah diketahui, bahwa iPhone 5 merupakan salah satu produk Apple yang memiliki banyak sekali pengguna di dunia. Hampir semua dari seri iPhone 5 tersebut laris di pasaran. Akan…
- Cara Membuat Kartu Nama Pastinya Anda sudah asing lagi dengan yang namanya kartu nama. Ataupun Anda juga pernah mendapatkan sebuah kartu nama dari suatu instansi atau seseorang secara personal. Kartu nama ini merupakan sebuah…
Aksitekno Situs Berita Tekno No. #1 di Indonesia