Surat menjadi salah satu hal utama ketika membuat acara. Tentu saja fungsi surat untuk mengundang tamu dan memberitahukan rangkaian acara.
Penggunaan surat untuk berbagai acara formal maupun non formal juga dapat dikirimkan secara elektronik. Agar mempersingkat pekerjaan dapat ikuti cara membuat Mail Merge.
Biasanya pembuatan surat undangan cukup merepotkan, ditambah lagi harus mengetikkan nama dan alamat penerima undangan secara manual.
Kini tidak perlu memusingkan hal ini lagi karena menggunakan Mail Merge dari Microsoft Office akan mempermudah segalanya. Sayangnya tidak semua orang mengetahui cara ini karena dianggap rumit.
Apa Itu Mail Merge?
![Cara Mudah Membuat Mail Merge Cara Membuat Mail Merge](https://aksitekno.com/wp-content/uploads/2022/11/Cara-Membuat-Mail-Merge.jpg)
Tentunya bagi orang awam kurang familiar dengan program tersebut. Faktanya Mail Merge merupakan alat yang bermanfaat dan memungkinkan pengguna untuk membuat perlengkapan surat. Misalnya, label surat, tag nama, amplop dan beraga informasi lain.
Seluruh informasi dalam Mail Merge bisa diperoleh dari database, daftar maupun spreadsheet. Ketikan akan membuat Merge Mail diperlukan dokumen Word beserta daftar penerima. Biasanya juga data didapat dari workbook Excel.
Asalkan mengetahui langkah pembuatan saja, cukup switch nama penerima lalu mencetaknya. Memang tidak semua orang mengetahui cara praktis ini.
Terutama menggunakan database dari Excel. Agar tidak salah langkah coba terapkan dengan dua cara seperti penjelasan berikut ini.
Cara Membuat Mail Merge
1. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Word
Proses membuat Mail Merge via Microsoft Word lebih mengutamakan dokumen langsung. Contohnya ketika hendak mengirim undangan resepsi pernikahan kepada beberapa orang kerabat.
Ikuti langkah-langkah praktis berikut ini.
- Pilih menu ‘Maillings’, selanjutnya mengklik opsi ‘Start Mail Merge’ terletak dalam grup Start Mail Merge.
- Pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
- Selanjutnya pilih ‘Use the current document’ agar dapat memindahkan data dari dokumen yang dibuka sebelumya, setelah itu klik opsi ‘Next’.
- Langkah selanjutnya dapat memilih menu ‘Type a new list’ untuk membuat list baru dan pilih menu ‘Create’.
- Pada layar laptop akan terlihat atau muncul sebuah kotak dialog baru.
- Dalam kotak dialog baru tersebut dapat mengisi data seperti nama dan alamat surat.
- Pengaturan secara default di nama kolom telah terbentuk atau bawaan program. Tetapi perlu dilakukan penyesuaian dengan membuat kolom baru.
- Cara membuat kolom diawali dengna mengklik opsi ‘Costumize Columns’ dan hapus seluruh fields names yang terdapat pada kolom tersebut.
- Setelah semua field names terhapus baru bisa membuat yang baru lagi. Sesuaikan nama dengan bagian Add. Selanjutnya klik OK dan pilih opsi OK lagi.
- Perhatikan apakah sudah terbentuk kolom baru, hanya ada 2 kolom saja. Pada kolom inilah wajib mengisi data sesuai dengan data yang ingin dilampirkan pada surat. Data yang wajib ada seperti nama dan alamat calon penerima. Setelah selesai mengisi data langsung klik opsi ‘OK’.
- Jangan lupa pastikan data tersebut sudat tercentang check list.
- Selanjutnya klik opsi ‘OK’ untuk diarahkan ke ruang penyimpanan file. File ini dapat disimpan dimana saja, tetapi disarankan penyimpanan terbaik hanya di Data:D. Selain itu, sesuaikan juga nama file dengan nama yang biasa digunakan.
- Kemudian pilih menu ‘Use Existing List’ supaya bisa memasukkan semua nama dan alamat penerima dari data ini.
- Lalu memilih data yang sudah disimpan sebelumnya.
- Letakkan kursor pada bagian bawah yakni Kepada Yth. Dan pilih menu Maillings, kemudian ‘grup Write & Insert’. Klik opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih nama penerima yang dituju.
- Dilanjutkan dengan meletakkan kursor pada bagian bawah dan pada menu ‘Maillings’, pilih ‘grup Write & Insert’. Klik juga opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih alamat.
- Setelah itu, bisa langsung melihat hasilnya dengan mengklik pilihan ‘Priview Result’. Dari sana akan melihat hasil undangan satu per satu, apakah sesuai atau masih ada kesalahan.
- Akhirnya selesai, tiba saatnya mengklik opsi ‘Edit Individual Documents’.
- Kemudian klik opsi ‘All’ supaya bisa melihat beberapa undangan yang nama dan alamat penerimanya berbeda.
- Selanjutnya undangan siap untuk diprint dan dikirimkan ke alamat yang tertera pada masing-masing surat atau undangan.
2. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Excel
Selanjutnya cara membuat Mail Merge menggunakan dokumen tidak langsung yakni dokumen Excel. Cara yang satu ini tergolong praktis dan bisa dibuat dalam waktu singkat.
Supaya tidak penasaran langsung saja ikuti langkah berikut ini.
- Pertama bukalah Microsoft Excel dan membuat daftar nama serta alamat lengkap dari penerima surat. Ingat daftar ini disimpan dalam dokumen yang sama dengan penyimpanan surat undangan.
- Ubahlah nama yang ada di Name Box menjadi ‘Undangan’.
- Klik menu ‘Select Recipient’, kemudian mengklik ‘Use Existing List’.
- Selanjutnya memilih daftar penerima undangan, gunakan dokumen yang sudah disimpan sebelumnya.
- Pilih dokumen yang dinamai ‘Undangan’ dan telah disimpan pada langkah sebelumnya.
- Lalu meletakkan kursor pada bawah Kepada Yth. dan pada menu ‘Maillings’. Kemudian klik kolom ‘Write & Insert’, lalu pilih ‘Insert Merge Field’ dan klik nama penerima.
- Selanjutnya masih meletakkan kursor pada bagian bawah Di, dan pilih menu ‘Maillings’. Setelah itu klik kolom ‘Write & Insert’, dilanjutkan dengan mengklik opsi ‘Insert Merge Field’ dan pilih tempat.
- Selesai dan hasil dapat dilihat satu per satu dengan mengklik ‘Privew Result’
Mail Merge akan mempermudah kinerja dalam pembuatan surat, undangan, maupun label.
Hasilnya sangat profesional dan tidak perlu lagi pergi ke percetakan demi membuatnya. Hemat biaya dan hemat uang, semoga artikel ini bermanfaat.
Rekomendasi:
- Emulator Android Terbaik Emulator merupakan sebuah program yang membuat pengguna komputer dapat menggunakan sistem dengan operasi yang lain. Sehingga emulator android terbaik disebut sebagai program yang bisa digunakan pada sistem operasi Android yang…
- Cara Menghapus Akun Twitter Sosial media kini menjadi kebutuhan masyarakat sehari-hari, contohnya Facebook, Twitter, Instagram, dan Whatsapp. Pasalnya, interaksi dan publikasi secara langsung dapat digantikan dengan memanfaatkan sosial media. Twitter tergolong sangat populer, bahkan…
- Situs Download Film Menonton film merupakan salah satu cara terbaik untuk mengisi waktu luang. Selain mampu menghilangkan rasa bosan, dengan menonton film juga dapat menambah pengetahuan. Namun sayangnya menonton film di bioskop membutuhkan…
- Aplikasi Alquran Terbaik Di dalam kehidupan seseorang, hubungan antara manusia dengan yang Maha Kuasa merupakan hal yang tidak boleh ditinggalkan. Bagi umat muslim, membaca kitab suci Al Quran merupakan sebuah kewajiban yang harus…
- CCTV Wireless Perkembangan teknologi yang semakin pesat seperti saat ini, tentunya mempengaruhi berbagai bidang dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini tidak terkecuali dalam meningkatkan keamanan di lingkungan masyarakat. Pengaruh teknologi dalam bidang tersebut…
- Cara Mengatasi Laptop Lemot Salah satu permasalahan yang sering kali terjadi pada pengguna laptop yaitu seringkali terjadi lag atau lemot. Meskipun hal ini menjadi masalah yang paling umum terjadi, namun hal ini mampu mengganggu…
- Situs Download Drama Korea Situs yang sedang banyak diburu oleh masyarakat yaitu situs download drama korea untuk menonton drama korea secara gratis. Hal ini dikarenakan semakin banyaknya pecinta drakor maka akan semakin banyak pula…
- Forex Trading Autopilot Untuk menjadi trader yang sukses, Anda memerlukan waktu, pengalaman, dan pengetahuan. Tapi, dengan kemajuan teknologi, banyak trader menggunakan forex trading autopilot / software autopilot forex trading untuk membantu mereka dalam…
- Aplikasi Pembuat Poster dan Brosur Dapat dikatakan bahwa poster dan brosur merupakan media yang efektif untuk melakukan promosi. Baik itu untuk mempromosikan bisnis berupa toko kerajinan, bengkel, toko online, dan lain sebagainya. Selain mampu menarik…
- Aplikasi Bingkai Foto Apakah Anda ingin membuat foto Anda lebih menarik dengan bingkai yang indah dan estetik? Jika iya, maka Anda memerlukan aplikasi bingkai foto terbaik. Ada banyak aplikasi bingkai foto di pasar,…
- Cara Reset Printer Canon ip2770 Printer menjadi komponen paling penting dalam urusan perkantoran dan percetakan. Hal yang memusingkan ketika ditengah-tengah proses print terjadi kerusakan seperti error. Oleh sebab itu banyak orang mencoba memperbaikinya dengan mereset.…
- Nonton Drama Korea Drama Korea memang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat Indonesia. Tidak sedikit pula masyarakat Indonesia menggemari drama dari negeri ginseng ini. Hal ini dikarenakan alur cerita yang dimiliki drama korea…
- Cara Aktivasi Office 2016 Microsoft Office adalah salah satu produk yang paling sering digunakan di Microsoft, dan sekarang menjadi landasan operasi hampir semua orang di komputer pribadi. Produk ini dapat diakses dengan nama Microsoft…
- Keyboard Wireless Dengan adanya perkembangan bidang teknologi dan informasi, tentunya akan berefek pada berbagai perangkat yang biasa Anda gunakan. Salah satu efek dari perkembangan ini, yakni berupa hilangnya penggunaan kabel pada berbagai…
- Nonton Movie Saat ini ada berbagai cara yang dapat digunakan seseorang untuk nonton movie online. Di antara sekian banyak cara, ada juga berbagai aplikasi streaming online. Namun, tidak semua benar-benar asli, karena…
- Cara Mengganti Email Facebook Email yang pertama kali digunakan untuk mendaftarkan facebook wajib aktif untuk berbagai keperluan penting lainnya. Apabila email telah mati atau Anda lupa passwordnya, sebaiknya segera membuat email baru dan segera…
- Cara Menggabungkan PDF Selain mengirimkan data menggunakan form word, anda juga bisa membagikan dokumen ke banyak orang menggunakan format PDF. Keunggulan utama PDF adalah perlu melakukan beberapa tahan lagi untuk melakukan perubahan. Saat…
- Windows 10 Education Dapat dikatakan sistem operasi yang banyak digunakan untuk saat ini adalah Microsoft Windows. Dalam generasi terbarunya yakni Windows 10, Microsoft juga memberikan beberapa versi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan para…
- USB OTG Kabel USB OTG atau On The Go adalah jenis alat yang digunakan untuk melakukan transfer data yang dilakukan dari flashdisk secara langsung ke bagian smartphone. Untuk OTG ini bisa memindahkan…
- Cara Ganti Password Gmail Gmail atau Google Mail merupakan salah satu layanan surat elektronik yang banyak dipakai oleh banyak orang. Sebagai layanan e-mail, maka untuk masuk pengguna membutuhkan password agar bisa diakses secara penuh…
- Nonton Film Streaming Nonton film streaming merupakan alternatif terbaik bagi Anda yang ingin menonton film, namun memiliki waktu ataupun biaya yang sangat terbatas. Dengan melakukan streaming film secara online, maka semua film yang…
- Antivirus Terbaik untuk Laptop Antivirus menjadi software yang bisa digunakan untuk melindungi komputer maupun laptop dari segala jenis virus yang merugikan. Jenis antivirus terbaik untuk laptop sudah pasti memiliki memori yang ringan efektif dan…
- Cara Download Film di Laptop Bagi Anda para penggemar film, Anda tidak harus datang ke bioskop dan membayar tiket nonton hanya untuk menonton film dengan durasi beberapa jam saja. Namun Anda masih bisa mengikuti cara…
- Harga Modem Pada saat ini, internet merupakan salah satu kebutuhan yang wajib untuk dipenuhi, terutama bagi Anda yang memiliki kegiatan dengan mobilitas tinggi. Salah satu cara yang dapat Anda lakukan dalam menyediakan…
- Cara Hack Facebook Banyak orang mencari cara hack Facebook saat ini. Apakah anda salah satunya? Sama seperti media sosial lainnya, Facebook juga menyimpan banyak data, terutama data pribadi. Hal tersebut mengundang orang lain…
- Cara Membuat Flowchart Dalam sebuah presentasi biasanya menggunakan flowchart sehingga tampilan lebih jelas. Flowchart dapat disebut diagram air karena memuat rangkaian berisi berbagai simbol. Dari sinilah dijelaskan mengenai isi proses kerja suatu sistem.…
- Aplikasi Desain Belakangan ini, dunia desain semakin diminati oleh banyak orang. Dari anak muda hingga orang dewasa, merasa senang untuk menekuni hobi yang satu ini. Tentunya hal ini yang membuat banyak bermunculan…
- Modem Wifi Terbaik Untuk saat ini, dapat dikatakan bahwa internet merupakan salah satu kebutuhan yang wajib dimiliki oleh kebanyakan orang. Hampir semua pekerjaan manusia, dapat dibantu dengan adanya internet. Salah satu cara menyediakan…
- Samsung Wireless Charger Seperti yang telah diketahui, bahwa Samsung merupakan salah satu produsen smartphone terbaik untuk saat ini. Untuk memenuhi kebutuhan para penggunanya, tentunya Samsung selalu melakukan pengembangan pada semua produknya. Salah satu…
- Cara Menggunakan Teamviewer Dapat dikatakan bahwa perkembangan teknologi dan komunikasi yang semakin pesat seperti saat ini, memiliki banyak efek pada berbagai kegiatan, salah satunya adalah koneksi atau hubungan antar perangkat. Jika dulu penggunaan…