Cara Membuat Mail Merge

2 min read

Surat menjadi salah satu hal utama ketika membuat acara. Tentu saja fungsi surat untuk mengundang tamu dan memberitahukan rangkaian acara.

Penggunaan surat untuk berbagai acara formal maupun non formal juga dapat dikirimkan secara elektronik. Agar mempersingkat pekerjaan dapat ikuti cara membuat Mail Merge.

Biasanya pembuatan surat undangan cukup merepotkan, ditambah lagi harus mengetikkan nama dan alamat penerima undangan secara manual.

Kini tidak perlu memusingkan hal ini lagi karena menggunakan Mail Merge dari Microsoft Office akan mempermudah segalanya. Sayangnya tidak semua orang mengetahui cara ini karena dianggap rumit.

Apa Itu Mail Merge?

Cara Membuat Mail Merge

Tentunya bagi orang awam kurang familiar dengan program tersebut. Faktanya Mail Merge merupakan alat yang bermanfaat dan memungkinkan pengguna untuk membuat perlengkapan surat. Misalnya, label surat, tag nama, amplop dan beraga informasi lain.

Seluruh informasi dalam Mail Merge bisa diperoleh dari database, daftar maupun spreadsheet. Ketikan akan membuat Merge Mail diperlukan dokumen Word beserta daftar penerima. Biasanya juga data didapat dari workbook Excel.

Asalkan mengetahui langkah pembuatan saja, cukup switch nama penerima lalu mencetaknya. Memang tidak semua orang mengetahui cara praktis ini.

Terutama menggunakan database dari Excel. Agar tidak salah langkah coba terapkan dengan dua cara seperti penjelasan berikut ini.

Cara Membuat Mail Merge

1. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Word

Proses membuat Mail Merge via Microsoft Word lebih mengutamakan dokumen langsung. Contohnya ketika hendak mengirim undangan resepsi pernikahan kepada beberapa orang kerabat.

Ikuti langkah-langkah praktis berikut ini.

  • Pilih menu ‘Maillings’, selanjutnya mengklik opsi ‘Start Mail Merge’ terletak dalam grup Start Mail Merge.
  • Pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
  • Selanjutnya pilih ‘Use the current document’ agar dapat memindahkan data dari dokumen yang dibuka sebelumya, setelah itu klik opsi ‘Next’.
  • Langkah selanjutnya dapat memilih menu ‘Type a new list’ untuk membuat list baru dan pilih menu ‘Create’.
  • Pada layar laptop akan terlihat atau muncul sebuah kotak dialog baru.
  • Dalam kotak dialog baru tersebut dapat mengisi data seperti nama dan alamat surat.
  • Pengaturan secara default di nama kolom telah terbentuk atau bawaan program. Tetapi perlu dilakukan penyesuaian dengan membuat kolom baru.
  • Cara membuat kolom diawali dengna mengklik opsi ‘Costumize Columns’ dan hapus seluruh fields names yang terdapat pada kolom tersebut.
  • Setelah semua field names terhapus baru bisa membuat yang baru lagi. Sesuaikan nama dengan bagian Add. Selanjutnya klik OK dan pilih opsi OK lagi.
  • Perhatikan apakah sudah terbentuk kolom baru, hanya ada 2 kolom saja. Pada kolom inilah wajib mengisi data sesuai dengan data yang ingin dilampirkan pada surat. Data yang wajib ada seperti nama dan alamat calon penerima. Setelah selesai mengisi data langsung klik opsi ‘OK’.
  • Jangan lupa pastikan data tersebut sudat tercentang check list.
  • Selanjutnya klik opsi ‘OK’ untuk diarahkan ke ruang penyimpanan file. File ini dapat disimpan dimana saja, tetapi disarankan penyimpanan terbaik hanya di Data:D. Selain itu, sesuaikan juga nama file dengan nama yang biasa digunakan.
  • Kemudian pilih menu ‘Use Existing List’ supaya bisa memasukkan semua nama dan alamat penerima dari data ini.
  • Lalu memilih data yang sudah disimpan sebelumnya.
  • Letakkan kursor pada bagian bawah yakni Kepada Yth. Dan pilih menu Maillings, kemudian ‘grup Write & Insert’. Klik opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih nama penerima yang dituju.
  • Dilanjutkan dengan meletakkan kursor pada bagian bawah dan pada menu ‘Maillings’, pilih ‘grup Write & Insert’. Klik juga opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih alamat.
  • Setelah itu, bisa langsung melihat hasilnya dengan mengklik pilihan ‘Priview Result’. Dari sana akan melihat hasil undangan satu per satu, apakah sesuai atau masih ada kesalahan.
  • Akhirnya selesai, tiba saatnya mengklik opsi ‘Edit Individual Documents’.
  • Kemudian klik opsi ‘All’ supaya bisa melihat beberapa undangan yang nama dan alamat penerimanya berbeda.
  • Selanjutnya undangan siap untuk diprint dan dikirimkan ke alamat yang tertera pada masing-masing surat atau undangan.
✅ TRENDING :  Cara Menjadi Hacker

2. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Excel

Selanjutnya cara membuat Mail Merge menggunakan dokumen tidak langsung yakni dokumen Excel. Cara yang satu ini tergolong praktis dan bisa dibuat dalam waktu singkat.

Supaya tidak penasaran langsung saja ikuti langkah berikut ini.

  • Pertama bukalah Microsoft Excel dan membuat daftar nama serta alamat lengkap dari penerima surat. Ingat daftar ini disimpan dalam dokumen yang sama dengan penyimpanan surat undangan.
  • Ubahlah nama yang ada di Name Box menjadi ‘Undangan’.
  • Klik menu ‘Select Recipient’, kemudian mengklik ‘Use Existing List’.
  • Selanjutnya memilih daftar penerima undangan, gunakan dokumen yang sudah disimpan sebelumnya.
  • Pilih dokumen yang dinamai ‘Undangan’ dan telah disimpan pada langkah sebelumnya.
  • Lalu meletakkan kursor pada bawah Kepada Yth. dan pada menu ‘Maillings’. Kemudian klik kolom ‘Write & Insert’, lalu pilih ‘Insert Merge Field’ dan klik nama penerima.
  • Selanjutnya masih meletakkan kursor pada bagian bawah Di, dan pilih menu ‘Maillings’. Setelah itu klik kolom ‘Write & Insert’, dilanjutkan dengan mengklik opsi ‘Insert Merge Field’ dan pilih tempat.
  • Selesai dan hasil dapat dilihat satu per satu dengan mengklik ‘Privew Result’

Mail Merge akan mempermudah kinerja dalam pembuatan surat, undangan, maupun label.

Hasilnya sangat profesional dan tidak perlu lagi pergi ke percetakan demi membuatnya. Hemat biaya dan hemat uang, semoga artikel ini bermanfaat.