Surat menjadi salah satu hal utama ketika membuat acara. Tentu saja fungsi surat untuk mengundang tamu dan memberitahukan rangkaian acara.
Penggunaan surat untuk berbagai acara formal maupun non formal juga dapat dikirimkan secara elektronik. Agar mempersingkat pekerjaan dapat ikuti cara membuat Mail Merge.
Biasanya pembuatan surat undangan cukup merepotkan, ditambah lagi harus mengetikkan nama dan alamat penerima undangan secara manual.
Kini tidak perlu memusingkan hal ini lagi karena menggunakan Mail Merge dari Microsoft Office akan mempermudah segalanya. Sayangnya tidak semua orang mengetahui cara ini karena dianggap rumit.
Apa Itu Mail Merge?
Tentunya bagi orang awam kurang familiar dengan program tersebut. Faktanya Mail Merge merupakan alat yang bermanfaat dan memungkinkan pengguna untuk membuat perlengkapan surat. Misalnya, label surat, tag nama, amplop dan beraga informasi lain.
Seluruh informasi dalam Mail Merge bisa diperoleh dari database, daftar maupun spreadsheet. Ketikan akan membuat Merge Mail diperlukan dokumen Word beserta daftar penerima. Biasanya juga data didapat dari workbook Excel.
Asalkan mengetahui langkah pembuatan saja, cukup switch nama penerima lalu mencetaknya. Memang tidak semua orang mengetahui cara praktis ini.
Terutama menggunakan database dari Excel. Agar tidak salah langkah coba terapkan dengan dua cara seperti penjelasan berikut ini.
Cara Membuat Mail Merge
1. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Word
Proses membuat Mail Merge via Microsoft Word lebih mengutamakan dokumen langsung. Contohnya ketika hendak mengirim undangan resepsi pernikahan kepada beberapa orang kerabat.
Ikuti langkah-langkah praktis berikut ini.
- Pilih menu ‘Maillings’, selanjutnya mengklik opsi ‘Start Mail Merge’ terletak dalam grup Start Mail Merge.
- Pilih opsi Step by Step Mail Merge Wizard.
- Selanjutnya pilih ‘Use the current document’ agar dapat memindahkan data dari dokumen yang dibuka sebelumya, setelah itu klik opsi ‘Next’.
- Langkah selanjutnya dapat memilih menu ‘Type a new list’ untuk membuat list baru dan pilih menu ‘Create’.
- Pada layar laptop akan terlihat atau muncul sebuah kotak dialog baru.
- Dalam kotak dialog baru tersebut dapat mengisi data seperti nama dan alamat surat.
- Pengaturan secara default di nama kolom telah terbentuk atau bawaan program. Tetapi perlu dilakukan penyesuaian dengan membuat kolom baru.
- Cara membuat kolom diawali dengna mengklik opsi ‘Costumize Columns’ dan hapus seluruh fields names yang terdapat pada kolom tersebut.
- Setelah semua field names terhapus baru bisa membuat yang baru lagi. Sesuaikan nama dengan bagian Add. Selanjutnya klik OK dan pilih opsi OK lagi.
- Perhatikan apakah sudah terbentuk kolom baru, hanya ada 2 kolom saja. Pada kolom inilah wajib mengisi data sesuai dengan data yang ingin dilampirkan pada surat. Data yang wajib ada seperti nama dan alamat calon penerima. Setelah selesai mengisi data langsung klik opsi ‘OK’.
- Jangan lupa pastikan data tersebut sudat tercentang check list.
- Selanjutnya klik opsi ‘OK’ untuk diarahkan ke ruang penyimpanan file. File ini dapat disimpan dimana saja, tetapi disarankan penyimpanan terbaik hanya di Data:D. Selain itu, sesuaikan juga nama file dengan nama yang biasa digunakan.
- Kemudian pilih menu ‘Use Existing List’ supaya bisa memasukkan semua nama dan alamat penerima dari data ini.
- Lalu memilih data yang sudah disimpan sebelumnya.
- Letakkan kursor pada bagian bawah yakni Kepada Yth. Dan pilih menu Maillings, kemudian ‘grup Write & Insert’. Klik opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih nama penerima yang dituju.
- Dilanjutkan dengan meletakkan kursor pada bagian bawah dan pada menu ‘Maillings’, pilih ‘grup Write & Insert’. Klik juga opsi ‘Insert Merge Field’ dan memilih alamat.
- Setelah itu, bisa langsung melihat hasilnya dengan mengklik pilihan ‘Priview Result’. Dari sana akan melihat hasil undangan satu per satu, apakah sesuai atau masih ada kesalahan.
- Akhirnya selesai, tiba saatnya mengklik opsi ‘Edit Individual Documents’.
- Kemudian klik opsi ‘All’ supaya bisa melihat beberapa undangan yang nama dan alamat penerimanya berbeda.
- Selanjutnya undangan siap untuk diprint dan dikirimkan ke alamat yang tertera pada masing-masing surat atau undangan.
2. Pembuatan Mail Merge Langsung Melalui Microsoft Excel
Selanjutnya cara membuat Mail Merge menggunakan dokumen tidak langsung yakni dokumen Excel. Cara yang satu ini tergolong praktis dan bisa dibuat dalam waktu singkat.
Supaya tidak penasaran langsung saja ikuti langkah berikut ini.
- Pertama bukalah Microsoft Excel dan membuat daftar nama serta alamat lengkap dari penerima surat. Ingat daftar ini disimpan dalam dokumen yang sama dengan penyimpanan surat undangan.
- Ubahlah nama yang ada di Name Box menjadi ‘Undangan’.
- Klik menu ‘Select Recipient’, kemudian mengklik ‘Use Existing List’.
- Selanjutnya memilih daftar penerima undangan, gunakan dokumen yang sudah disimpan sebelumnya.
- Pilih dokumen yang dinamai ‘Undangan’ dan telah disimpan pada langkah sebelumnya.
- Lalu meletakkan kursor pada bawah Kepada Yth. dan pada menu ‘Maillings’. Kemudian klik kolom ‘Write & Insert’, lalu pilih ‘Insert Merge Field’ dan klik nama penerima.
- Selanjutnya masih meletakkan kursor pada bagian bawah Di, dan pilih menu ‘Maillings’. Setelah itu klik kolom ‘Write & Insert’, dilanjutkan dengan mengklik opsi ‘Insert Merge Field’ dan pilih tempat.
- Selesai dan hasil dapat dilihat satu per satu dengan mengklik ‘Privew Result’
Mail Merge akan mempermudah kinerja dalam pembuatan surat, undangan, maupun label.
Hasilnya sangat profesional dan tidak perlu lagi pergi ke percetakan demi membuatnya. Hemat biaya dan hemat uang, semoga artikel ini bermanfaat.
Rekomendasi:
- Cara Cek Chipset Hardware Android Android adalah salah satu sistem operasi yang paling populer saat ini. Namun, banyak pengguna Android yang tidak tahu apa jenis chipset atau prosesor yang digunakan pada perangkat mereka. Padahal, mengetahui…
- Cara Menghapus Akun Twitter Sosial media kini menjadi kebutuhan masyarakat sehari-hari, contohnya Facebook, Twitter, Instagram, dan Whatsapp. Pasalnya, interaksi dan publikasi secara langsung dapat digantikan dengan memanfaatkan sosial media. Twitter tergolong sangat populer, bahkan…
- Cara Membuat Flowchart Dalam sebuah presentasi biasanya menggunakan flowchart sehingga tampilan lebih jelas. Flowchart dapat disebut diagram air karena memuat rangkaian berisi berbagai simbol. Dari sinilah dijelaskan mengenai isi proses kerja suatu sistem.…
- Nonton Drama Korea Drama Korea memang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat Indonesia. Tidak sedikit pula masyarakat Indonesia menggemari drama dari negeri ginseng ini. Hal ini dikarenakan alur cerita yang dimiliki drama korea…
- Aplikasi Membuat CV Dalam proses melamar pekerjaan, CV merupakan salah satu hal wajib yang tidak boleh disepelekan. Namun kini sudah tidak zaman lagi ketika Anda membuat CV yang hanya berwarna hitam putih saja.…
- Cara Membuat Footnote Bagi seorang penulis, cara membuat footnote tentu menjadi hal penting yang perlu diperhatikan. Catatan kaki atau footnote memang menjadi hal penting ketika ingin menjelaskan sesuatu namun tidak ingin mengalihkan pembahasan…
- Windows Movie Maker Windows Movie Maker merupakan sebuah perangkat lunak yang berasal dari bagian Windows Essentials 2012. Sesuai dengan namanya, fungsi utama dari aplikasi ini adalah untuk melakukan pengolahan secara digital terhadap cuplikan…
- Cara Membuat Hotspot di Laptop Kebutuhan internet yang kian meningkat di era digital ini membuat setiap orang terkadang pusing akibat aktivitas di smartphone terhambat karena jaringan lemot. Bahkan kebanyakan orang lebih suka memanfaatkan fasilitas WiFi…
- Cara Menggunakan VideoMax Kini kegiatan yang paling disenangi orang-orang saat berdiam diri dalam rumah adalah menonton. Banyak cara menonton unik dan asik zaman sekarang seperti streaming. Salah satu yang paling maksimal adalah menonton…
- Cara Baca Berita Forex Hello Sobat Trader! Apakah kamu seorang trader forex yang sering bingung dengan berita-berita forex? Jangan khawatir, dalam artikel ini, kita akan membahas cara baca berita forex dengan mudah dan efektif.…
- Aplikasi Kompres Video Dapat dikatakan bahwa aplikasi kompres video saat ini sangat dibutuhkan. Hal ini tentunya berkaitan dengan video yang dihasilkan dari proses perekaman, biasanya memiliki ukuran yang terlalu besar. Pastinya ukuran besar…
- USB Hub Terbaik USB Hub sangat dibutuhkan sebagai alat untuk menghubungkan pada perangkat lain dengan komputer. Perangkat yang dihubungkan pada komputer tidak hanya mouse maupun flashdisk saja. Akan tetapi banyak perangkat lain yang…
- Cara Backup Data Android ke PC Untuk saat ini, sebuah ponsel pintar atau yang lebih sering disebut dengan smartphone tidak hanya memiliki fungsi layaknya ponsel biasa. Perangkat yang satu ini memungkinkan Anda untuk memutar dan mengoperasikan…
- Cara Mendownload Film dari Internet Film merupakan salah satu hiburan yang paling diminati di masa sekarang, terutama dengan berkembangnya teknologi digital yang membuat semua orang dapat menikmati hiburan ini kapan saja dan dimana saja. Nah,…
- USB OTG Kabel USB OTG atau On The Go adalah jenis alat yang digunakan untuk melakukan transfer data yang dilakukan dari flashdisk secara langsung ke bagian smartphone. Untuk OTG ini bisa memindahkan…
- Cara Ganti Password Gmail Gmail atau Google Mail merupakan salah satu layanan surat elektronik yang banyak dipakai oleh banyak orang. Sebagai layanan e-mail, maka untuk masuk pengguna membutuhkan password agar bisa diakses secara penuh…
- Cara Melihat Product Key Windows 10 Terkadang Anda membutuhkan product key pada Windows 10 yang Anda gunakan untuk berbagai macam kepentingan. Akan tetapi, product ini tidak dapat diakses begitu saja karena merupakan salah satu identitas dari…
- Cara Mengganti Email Facebook Email yang pertama kali digunakan untuk mendaftarkan facebook wajib aktif untuk berbagai keperluan penting lainnya. Apabila email telah mati atau Anda lupa passwordnya, sebaiknya segera membuat email baru dan segera…
- Cara Membuat Kartu Nama Pastinya Anda sudah asing lagi dengan yang namanya kartu nama. Ataupun Anda juga pernah mendapatkan sebuah kartu nama dari suatu instansi atau seseorang secara personal. Kartu nama ini merupakan sebuah…
- Wireless Headphones Perkembangan teknologi yang semakin pesat seperti saat ini, tentunya mempengaruhi berbagai macam perangkat elektronik yang biasa digunakan. Salah satu bentuk dari perkembangan ini, yakni hilangnya penggunaan kabel. Hal ini juga…
- Cara Membuat Status FB Keren Facebook tidak hanya digunakan sebagai platform untuk bertukar berita ataupun berkomunikasi saja, tapi bisa juga digunakan untuk meluapkan segala sesuatu menjadi tulisan. Ada beberapa macam jenis status fb, yaitu status…
- Cara Reset Printer Canon ip2770 Printer menjadi komponen paling penting dalam urusan perkantoran dan percetakan. Hal yang memusingkan ketika ditengah-tengah proses print terjadi kerusakan seperti error. Oleh sebab itu banyak orang mencoba memperbaikinya dengan mereset.…
- Laptop Mati Total Dapat dibilang bahwa laptop adalah salah satu perangkat yang wajib dimiliki, terutama bagi Anda yang berprofesi sebagai pegawai dan pelajar. Namun, pastinya Anda juga sering mengalami kendala dalam penggunaan laptop…
- VGA External Laptop Mungkin bagi sebagian orang sudah mengetahui apa itu VGA. VGA ini merupakan perangkat yang terpasang di CPU, dan berguna dalam hal pengolahan visual yang nantinya akan ditampilkan pada monitor. Jika…
- Cara Mematikan Laptop Dalam era teknologi seperti saat ini, laptop merupakan salah satu perangkat keras yang sangat dibutuhkan. Dengan adanya laptop ini, Anda dapat merasakan penggunaan PC atau komputer dengan bentuk yang lebih…
- Shareit untuk Laptop Shareit ternyata tidak hanya digunakan untuk smartphone saja, karena untuk laptop juga bisa menggunakan shareit untuk berbagai data maupun file. Shareit untuk laptop memang sangat dibutuhkan. Terlebih lagi aplikasi ini…
- Keyboard Wireless Dengan adanya perkembangan bidang teknologi dan informasi, tentunya akan berefek pada berbagai perangkat yang biasa Anda gunakan. Salah satu efek dari perkembangan ini, yakni berupa hilangnya penggunaan kabel pada berbagai…
- Cara Membuat Channel Youtube Saat ini Youtube menjadi salah satu platform yang memberi keuntungan besar bagi content creator. Tidak heran banyak yang mencoba peruntungannya di platform ini. Bagi Anda yang mau mencobanya, cara membuat…
- Cara Menghilangkan Iklan di Hp Adanya iklan yang muncul saat browsing menandakan hpmu sedang terserah malware. Hal yang seperti ini tentu sangat mengganggu ketika berselancar di internet. Cara terbaik untuk menghilangkan iklan tersebut adalah mengetahui…
- Cara Hack Facebook Banyak orang mencari cara hack Facebook saat ini. Apakah anda salah satunya? Sama seperti media sosial lainnya, Facebook juga menyimpan banyak data, terutama data pribadi. Hal tersebut mengundang orang lain…
Aksitekno Situs Berita Tekno No. #1 di Indonesia